Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством (див. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів від 20.070.1998р.).
2. Запровадження єдиної системи стандартизації документів
Щоб система документації була стрункою, слід, перш за все, чітко визначитися із системою класифікації документації та її кодування.
Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації виробив Державний класифікатор управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Під управлінською документацією розуміємо сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.
Застосування системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремих підприємств, так і документів загального призначення..
Державний класифікатор управлінської документації є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Уніфікована форма документа - сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню в певній сфері діяльності і розташованих у визначеному порядку на носії інформації [3,28].
Серед уніфікованих форм документів існують декілька уніфікованих систем документації, серед яких уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, первинно-облікової документації, банківської документації, фінансової документації, звітне статистичної документації, планової, цінової, ресурсної документації, система торговельної документації, зовнішньоекономічної, система документації з бухгалтерського обліку.
Державний класифікатор управлінської документації використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [4, 5].
Уніфікована система документації - система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Об'єктом класифікації є безпосередньо уніфікована форма документів, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Державний класифікатор управлінської документації орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків - малюнок 1 (див. додаток).
У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної уніфікованої системи документів; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.
В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).
Як бачимо, ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД). Уніфіковані форми документів затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації, що полегшує процес уведення системи єдиного стандарту. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.
Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Отже, ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосування засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД [10, 18]. Кожному класові документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
Перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.
ІІІ. АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ КАТАЛОГІВ ДОКУМЕНТІВ
1. Переваги автоматизації документообігу
Стандартизація та каталогізація документів сприяє економії часу й коштів підприємства. Користь від впровадження автоматизованих систем діловодства помітна не одразу, але не можна не до оцінювати економічний ефект від покращення організації підприємства. За даними Ernst & Young та Nortan Nolan Institute у підприємств, які запровадили систему електронного документообігу, покращилися показники: показник ефективності праці в офісі збільшується на 25-50%; витрати часу на обробку документу зменшується на 75%; витрати на оплату площі для зберігання документів зменшуються на 80%. Зрозуміло, що ці критерії розроблялися для західного ринку, і в Україні ці цифри можуть мати дещо інший характер. Зокрема, користь від зменшення площі зберігання документів може бути значно меншою, оскільки в нашій країні й на далі юридичну силу мають лише паперові документи або їхні мікрокопії. У той же час зменшення часу на обробку документів і чітке дотримання регламенту обробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, які можуть принести більший економічний ефект від запровадження автоматизованої системи діловодства.
Перш за все слід визначитися зі значенням поняття документообігу. Звичайно, усі згодні, що документообіг - певні операції з документами. Розходження починаються у питаннях де закінчується документообіг і починається діловодство, а також чи можна говорити про документообіг без зв'язку з діловодством.
Існує дві тенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства. Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створення інформаційної системи підприємства (закладу), який здійснюється заради автоматизації уже існуючих бізнес-процесів, або заради їх зміни в бік підвищення ефективності. Такий підхід є характерним для системних інтеграторів. Автоматизація крупних банківських державних та комерційних структур - процес індивідуальний.
Друга тенденція - використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю й управління документаційним потоком. Такі системи працюють, як правило, з великим об'ємом документації. Вони добре поєднуються з іншими офісними системами і доречні тим клієнтам, які бажають зберегти в таємниці свої системи автоматизації, залишитися незалежними від постачальника програмного забезпечення.
На світовому ринку існують різноманітні комп'ютерні програми, які призначені для автоматизації процесів різних масштабів. Однак, їх впровадження на український ринок зіткнулося з певними проблемами. Перший аспект, який робить не конкурентоздатними стандартні імпортні рішення - західні системи не змогли запропонувати нічого гідного, пов'язаного із використанням української чи російської мови. Другий аспект, характерний для розвитку автоматизованих систем діловодства, - поєднання традиційних та нових пошуків у сфері партнерських та ділових відносин у сучасному економічному середовищі. Кожна організація працює на основі відпрацьованих часом шаблонах документів. Тому стандартизація - економія часу з усіма похідними.
Страницы: 1, 2, 3, 4
