При использовании автотранспорта, который выделяется автотранспортным предприятием ЗАО “Кузбассэнерго”, менеджерами заполняется талон заказчика к путевому листу, в котором указывается время прибытия и убытия автотранспорта, фамилия менеджера, дата автоуслуги и код заказчика, который присваивается менеджеру АТП ЗАО “Кузбассэнерго”. Автоуслугами АТП ЗАО “Кузбассэнерго” могут пользоваться не только менеджеры, но и различные отделы предприятия.
В секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами ОАО “Кузбассэнерго” поступает документ счет-фактура на определенную дату, в которой указывается общая сумма всех автоуслуг, предоставленных менеджерам и отделам предприятия за определенный период времени. К этому документу прилагается ведомость-реестр за выполненные автоуслуги, в которой указываются фамилия и код каждого менеджера или название отдела предприятия и его код; дата, сумма и количество часов каждой автоуслуги за определенный период времени и итоги суммы и количества часов автоуслуг по каждому менеджеру и каждому отделу предприятия. Также к счет-фактуре прилагаются талоны заказчиков к путевым листам для проверки достоверности информации.
Номер и дата счет-фактуры, а также итоговая сумма по каждому менеджеру и отделу предприятия, которые пользовались транспортом, заносятся бухгалтером в компьютер для выполнения проводок и отражения денежных средств на балансе предприятия.
Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия бухгалтер высчитывает вручную из всех принятых за данный период времени ведомостей-реестров суммы, количества фактических часов автоуслуг по каждому менеджеру и оформляет в электронном виде таблицу, в которой указываются фамилия каждого менеджера, количество фактических часов автоуслуг, лимит каждого менеджера по приказу, отклонения фактических часов от лимита и сумма автоуслуг. Также в электронный документ вводятся название отчета, номер и дата приказа, на основании которого сформирован отчет, фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера и исполнителя формирования данного отчета. Отчет распечатывается на бумажном носителе и подписывается заместителем главного бухгалтера.
Формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия требует применения вычислительной техники для сокращения времени на его формирование и предоставления достоверной информации об использовании служебного автотранспорта, так как вычисления в ЭВМ происходят безошибочно в отличии от ручной работы бухгалтера. Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит в короткие сроки составлять отчет, безошибочно вычисляя суммы, количества часов и отклонения фактических часов автоуслуг от лимита, избавляя от рутинной работы бухгалтера.
Это позволит эффективнее следить за тем, чтобы менеджеры не могли бесконтрольно использовать автотранспорт не только для служебных, но и личных целей, и, соответственно, чтобы не происходило перерасхода денежных средств предприятия.
Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит составлять отчет не только за квартал, но и за любой период времени для более эффективного контроля за выделением служебного автотранспорта менеджерам.
Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима, так как денежные средства за оплату автоуслуг предприятия представляют собой суммы в миллионы рублей в год и эти суммы должны быть минимальными для успешной работы предприятия.
1. Основная часть
1.1 Техническое задание на разработку программы
1.1.7 Порядок контроля и приемки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия перед внедрением на ее использование должна сдаваться в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета для тестирования, где проверяется правильность работы данной программы с реальными данными по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. При сдаче программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета данная программа должна удовлетворять всем выше описанным требованиям. При прохождении проверки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в секторе методологии и автоматизации бухгалтерского учета программа должна быть включена в рабочую конфигурацию 1C: Предприятие на компьютере бухгалтера в секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами.
Страницы: 1, 2, 3