Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.
Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.
Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.
Обоснование выбора проверяемых элементов качества
Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:
1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.
Программа аудита
Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение ). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.
Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.
Элементы системы качества, проверяемые при аудите:
1. Ответственность руководства.
2. Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).
3. Управление контрольным и другим оборудованием.
4. Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).
5. Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).
6. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.
7. Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.
8. Управление регистрацией данных.
9. Техническое обслуживание.
10. Подготовка кадров.
Матрица ответственности проведения аудита
Проводимый процесс
Участник процессов
Высшее руководство
Служба качества
Руководитель подразделения
Подбор группы аудита
Р
У
О
Проведение предварительного совещания
Составление приказа о проведении проверки
О, Р
-
Проведение проверки
Заключительное совещание
Проведение корректирующих мероприятий
График аудита подразделения
Проверяемый объект
Время проверки
01.03.2010
02.03.2010
03.03.2010
04.03.2010
Начальник складского комплекса
+
Начальник отдельного склада
Заместитель начальника склада
Начальник смены, его подчиненные
Главный оператор склада, его подчиненные
Отдел кадров
Составление чек-листа
Объект системы качества
В соответствии с нормами
Результат проверки
Нормативная документация
Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах.
Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию.
Документы складского учета
Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме.
Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству.
Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции
Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками.
Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками.
Несоответствующая продукция
Продукция регистрируется в журналах и утилизируется.
Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены.
Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков)
Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам.
Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика - старший смены.
Условия приемки и хранения
Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98 «Пиво. Общие технические условия» п.7
Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ?С.
Вопросник аудитора
Объект опроса
Вопросы
Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными?
В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями?
С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел?
Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики?
В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе?
С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов?
Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада?
Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении?
По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере?
Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения?
Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям?
Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции?
Заместитель начальника склада (технолог)
Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы?
Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников?
Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД?
Начальник смены
Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы?
Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности?
Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада?
По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении?
Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения?
Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция?
Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе?
Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции.
Механик
Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе?
По каким причинам возникают неполадки оборудования?
С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования?
Кладовщики (2 человека)
Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе?
Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции?
Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов?
Грузчики (10 человек)
Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования?
Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада?
Главный оператор склада
Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию?
Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству?
Оператор в смене
Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада?
Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени?
Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности?
Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций?
Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности?
Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям?
Составление отчета об аудите
В результате проведенной проверки было установлено, что:
- документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, документы содержат только достоверную информацию, информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме;
- несоответствующая нормам продукция регистрируется в журналах и утилизируется;
- работники находятся на рабочих местах в соответствии с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют действующим на предприятии нормам;
- приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции;
- большая часть оборудования находится в рабочем состоянии.
Акт о несоответствиях. В ходе проведения внутреннего аудита процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции на складах складского комплекса Предприятия были выявлены следующие несоответствия:
1. выявлены колебания температуры в помещениях складов от 12 до 22 ?С, что может негативно сказываться на качестве готовой продукции (ГОСТ Р 51174-98 Пиво. Общие технические условия, п.7).
2. засвидетельствован факт несвоевременной передачи документации от начальника складского комплекса к руководству.
3. принято решение о недостаточной квалификации обслуживающего персонала (кладовщики, грузчики).
Рекомендации по устранению несоответствий
В соответствии с актом о несоответствиях были установлены следующие рекомендации об их исправлении: установка новой системы кондиционирования, введение штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе, проведение обучающего курса занятий для обслуживающего персонала, ужесточение отбора новых сотрудников.
Матрица ответственности за выполнение корректирующих мероприятий
Начальник отдела кадров
Установка новой системы кондиционирования
Введение штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе
Р,О
Проведение обучающего курса занятий для обслуживающего персонала
Ужесточение отбора новых сотрудников
План контроля за выполнением корректирующих мероприятий
Проверяемый элемент качества
Время проведения контроля
15.03.2010
01.04.2010
20.04.2010
01.05.2010
Эффективность новой системы кондиционирования
Система штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе
Эффективность обучающего курса занятий для обслуживающего персонала
Качество отбора новых сотрудников
Страницы: 1, 2
