Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

1.2 Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

· 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

· 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

· 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе "О бухгалтерском учете" (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в "Порядке о ведении кассовых операций".

В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 "Налог на добавленную стоимость", регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 "Налог на доходы физических лиц" и глава 24 "Единый социальный налог" регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 "Налог на прибыль организаций" оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 "Расходы организации" (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.3 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом № 1 "Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности". Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по оплате труда. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Основные задачи аудита расчетных операций:

· проверка документального подтверждения расчетных операций;

· контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

· проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;

· сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;

· проверка организации синтетического учета в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;

· сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;

· проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности;

· проверка инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

· нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

· Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ;

· Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";

· Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет";

· Постановление Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и др.;

· локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций: коллективный договор, положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика;

· учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № T-3), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), платежная ведомость (форма № Т-53), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;

· учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и др.;

· бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";

· прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.

Проверка расчетных операций может иметь сплошной или выборочный характер.

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

· оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

· устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

· проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

· проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (таблица).

Таблица 1 Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами

Страницы: 1, 2, 3, 4