а) достаточность и соответствие информации для планирования аудита;
б) готовность к сотрудничеству со стороны проверяемой организации;
в) наличие времени и соответствующих ресурсов.
4) Подбор аудиторской группы. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учётом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы.
5) Установление первоначального контакта с проверяемой организацией. Первоначальный контакт с проверяемой организацией может быть неофициальным или официальным, но должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита, или руководителем аудиторской группы.
Третий этап проведения проверки -- подготовка к проведению аудита на местах:
1) Подготовка плана аудита. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Степень подробности плана должна отражать объём и сложность аудита. Так, подробности могут быть различными для первоначального и последующего аудита, а также для внутреннего и внешнего аудита. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменение объёма аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.
2) Распределение обязанностей в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы путём консультаций с аудиторской группой должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а так же различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения;
3) Подготовка рабочих документов. Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита.
Четвёртый этап проверки -- проведение аудита на местах:
1) Проведение вступительного совещания. На вступительное совещание (начальную встречу), которое обычно проходит в актовом зале, собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа. Начинает совещание генеральный директор, он представляет присутствующим главного эксперта, после этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки.
2) Связь в процессе проведения аудита. В зависимости от объёма и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен регулярно доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо.
3) Сбор и проверка информации. В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объёму и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.
4) Формирование наблюдений аудита. Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствии либо на несоответствие критериям аудита. При необходимости аудиторская группа должна собирать для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита. Следует сделать всё возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и наблюдений аудита, а нерешенные вопросы необходимо зарегистрировать.
5) Подготовка заключений по результатам аудита. Заключение по результатам аудита может охватывать следующие вопросы: степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента; способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и её совершенствование.
6) Проведение заключительного совещания. В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными. [3]
2.3 Действия после проверки
По завершении работы представитель руководства аудиторской организации должен проверить отчёты и заключение на предмет соответствия требованиям законодательных и нормативных актов и убедиться, что вся работа зафиксирована в рабочих документах.
По окончании аудиторской проверки вся рабочая документация, аудиторский отчёт и заключение комплектуются в отдельную папку в порядке идентификационных номеров, которая сдаётся на хранение ответственному работнику аудиторской организации, назначенному приказом руководителя. При этом необходимо убедиться, что все рабочие документы оформлены аккуратно, на бумажных носителях и средствами, обеспечивающими сохранность записей не менее 5 лет, а информация, содержащаяся в них, легко читаема, однозначна.
Рабочая документация подлежит хранению в аудиторской организации не менее 5 лет с момента окончания проверки в специально оборудованных металлических шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.
Укомплектованный файл рабочей документации, включая отчёт по проверке и выданное аудиторское заключение, регистрируется в реестре, который ведётся в электронном виде и должен распечатываться не реже 1 раза в полгода.
В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.
Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации, а аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации. [3]
3. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА (ПРИМЕР АЦБК)
Каждый внутренний аудит включает следующие этапы:
издание распоряжения о проведении аудита;
разработка плана аудита и подготовка конкретного аудита;
проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
проведение аудита «на месте»;
проведение заключительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
оформление, утверждение и рассылка отчёта о результатах аудита.
3.1 Подготовка к аудиту
3.1.1 Издание распоряжения о проведении аудита
Не позднее чем за 2 недели до начала внутренней проверки ОМК (отдел менеджмента качества) готовит распоряжение о проведении аудита, в котором устанавливается состав группы по аудита и назначается ее руководитель.
Распоряжение подписывается представителем руководства по системам менеджмента. Распоряжение рассылается в проверяемые подразделения, аудиторам и в ОМК.
3.1.2 Разработка плана аудита и подготовка аудита «на месте»
Руководитель группы по аудиту разрабатывает и обсуждает с начальником ОМК план аудита. Форма плана приведена на рисунке 1.
План должен быть гибким, допускать изменения в приоритетности проверяемых процессов ИСМ в зависимости от информации, полученной в ходе аудита.
Не позднее чем за 10 дней до начала проведения внутренней проверки руководитель группы по аудиту направляет план на согласование в проверяемые подразделения. Согласование может быть зафиксировано как в плане, так и в листе согласования установленной формы.
Срок согласования плана аудита в каждом подразделении не более 2 (двух) рабочих дней со дня получения.
Оригинал согласованного плана аудита руководитель группы по аудиту направляет в ОМК, копии - в проверяемые подразделения.
3.1.3 Предварительный анализ документов. Составление контрольных листов
При подготовке к проверке аудиторы анализируют документы, устанавливающие требования к проверяемым процессам, режим работы и структуру проверяемого подразделения, а также требования к безопасности и производственной среде. При необходимости аудиторы составляют перечень контрольных вопросов.
3.2 Проведение проверки
3.2.1 Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений
Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.
Участники совещания определяют дату заключительного совещания.
В тех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с руководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.
3.2.2 Проведение аудита «на месте»
Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.
Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.
Страницы: 1, 2, 3, 4
