С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. За последние годы документы «спустились» и в первичное звено материального производства - в бригаду, где заведено собственное делопроизводство.
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
В нашей стране ежегодно в сфере управления народным хозяйством и его отраслями обращается огромное количество различных документов - организационных, распорядительных, плановых, статистических. Все они проходят через рабочие места работников аппарата управления. До 40 % рабочего времени уходит у многих из них на поиск необходимой информации, основным носителем которой является документация. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов. [7, с. 34]
Таким образом, документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления и находится в прямой зависимости от происходящих в них преобразований. Он неразрывно связан с совершенствованием всего комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления.
4. Безопасность жизнедеятельности
Работа по охране труда в сельскохозяйственных организациях определяется Положением об организации работы по охране труда в системе Госагропрома СССР, утвержденным Приказом Госагропрома СССР от 4 июня 1986 г. [11]
Руководствуясь данными Правилами и типовыми инструкциями по охране труда, администрация УО СПК «Путришки» совместно с профсоюзным комитетом разрабатывают и утверждают инструкции по охране труда по видам работ и профессиям.
Со всеми работниками в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ 12.0.004-79 ССБТ. «Организация обучения работающих безопасности труда. Общие положения» проводят инструктаж по охране труда и технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности. [11]
Управление охраной труда осуществляют руководитель предприятия, а также руководители структурных подразделений. Их основными задачами являются: обучение работающих безопасности труда и пропаганда вопросов охраны труда; обеспечение безопасности производственного обучения, производственных процессов; нормализация санитарно-гигиенических условий труда; обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты; обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха работающих; профессиональный отбор работающих по отдельным специальностям.
Уровень вредных производственных факторов на рабочих местах машин и в производственных помещениях не должен превышать предельно допустимые значения (шум 40-50 дб, освещение 300 л, температура 18-200С). Если при какой-то технологии не обеспечивается полная безопасность работ для обслуживающего персонала, то необходимо применять средства индивидуальной защиты.
Продолжительность рабочего дня для несовершеннолетних не должна превышать 6 часов.
Периодический медосмотр проводится не реже одного раза в 24 месяца, производственное обучение и проверка знаний квалификационной комиссией производятся не реже 1 раза в 12 месяцев.
Лица, допущенные до работы при производстве сельскохозяйственной продукции, должны хорошо знать: назначение и содержание выполняемых работ и их связь с другими операциями процесса; устройство обслуживаемых машин, ограждения и предохранительные приспособления, обеспечивающие безопасность работы; возможные опасные и вредные производственные факторы; правила пожарной безопасности; навыки оказания первой медицинской помощи пострадавшим при несчастных случаях и правила пользования средствами индивидуальной защиты.
Законодательство о труде регулирует трудовые отношения рабочих и служащих с администрацией, содействуя росту производительности труда, укреплению трудовой дисциплины.
Трудовое законодательство устанавливает основные трудовые права и обязанности рабочих и служащих, гарантии приема на работу, трудовую дисциплину, а также обязанности администрации по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, проведению инструктажа по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда и т.п.
Трудовое законодательство, закрепляя равенство мужчины и женщины в трудовых отношениях (при приеме на работу, в оплате труда), но учитывая физиологические особенности женского организма и ее социальную роль матери, предусматривает ряд льгот для работающих женщин, повышенную охрану для их здоровья.
Главное назначение этих льгот - облегчить условия труда женщин, создать более благоприятные возможности для того, чтобы женщины могли сочетать свою профессиональную деятельность с материнскими обязанностями, повышать свою квалификацию, участвовать в общественной жизни коллектива. [17]
Действующим законодательством запрещено применение труда женщин на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда. Они не могут работать на подземных работах, в горячих цехах, с промышленными ядами, на корчевании корней деревьев и т.п. Законодательством предусмотрены специальные правила привлечения женщин к облегченным квалифицированным работам в сельском хозяйстве. Они могут работать в качестве трактористом - машинистов, механизаторов животноводческих ферм, шоферов легковых автомобилей, машин грузоподъемностью до 2,5 т либо имеющих усилители управления. Женщинам - механизаторам, работающим на тракторах, комбайнах и сложных сельскохозяйственных машинах, устанавливают нормы выработки на 10% ниже норм, действующих в данном хозяйстве. [17]
Ко всем зданиям и сооружениям должен быть обеспечен свободный доступ. Подъезды к зданиям и водоисточникам, а также доступ к противопожарному инвентарю и оборудованию должны быть всегда свободными. Противопожарный разрыв между зданиями не разрешается использовать для складирования каких-либо материалов и оборудования, стоянки сельхоз техники и автотранспорта.
Сжигание мусора на территории производственных построек и полевых станов допускается только в безветренную погоду на расстоянии не менее 100 метров от строений и хлебных массивов. Оставшуюся золу и угли следует тщательно залить водой или засыпать землей.
В производственных помещениях следует обозначить маршрут движения транспортных средств. Их скорость не должна превышать 2 км/ч. Перед подъемом платформы оператор должен убедиться в отсутствии людей на разгружаемом автомобильном транспорте, в приемном бункере, на платформе и подать звуковой сигнал.
Работающие должны строго соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, снимать средства индивидуальной защиты во время отдыха только в специально отведенных местах, а при работе с протравленными семенами и минеральными удобрениями - только после тщательного мытья рук, полостей рта и носа.
Всем работникам хозяйства необходимо соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Недопускается: присутствие в рабочей зоне посторонних лиц, работа в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также в болезненном или утомленном состоянии. Работающие должны выполнять только ту работу, по которой прошли инструктаж и на которую выдано задание. Не перепоручать свою работу другим лицам.
Лица, нарушившие требования Инструкции по технике безопасности УО СПК «Путришки», несут ответственность в порядке, установленном законодательством.
Выводы и предложения
В ходе анализа состояния делопроизводства в УО СПК «Путришки» выявлено, что:
1. УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Коэффициент специализации при этом равен 0,216, что свидетельствует о среднем уровне специализации. В 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, составила 4974 га, площадь сельхозугодий - 4395 га. В структуре землепользования хозяйства наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный занимают леса и пруды и водоемы - 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %. Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 107 га больше, чем в 2004 г. В 2008 г. урожайность зерновых составила 68,1 ц/га, сахарной свеклы - 546,1 ц/га, картофеля - 281,1 ц/га. В хозяйстве содержалось 855 коров со среднегодовым надоем молока 5186 кг, 2202 голов КРС со среднесуточным приростом живой массы 687 г. В целом рентабельность хозяйства в 2008 году достигла 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.
2. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.
3. В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя - секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.
4. Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.
5. Хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.
Основными направлениями совершенствования организации делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» является:
1) решение о делегировании права подписи исходящих документов (справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах - главный бухгалтер);
2) тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;
3) уменьшение различных преамбул в документах, исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз;
4) внедрение бланка формы А5 (например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства);
5) объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами (например, бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год);
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
